Welche Dienstleister braucht man für eine Hochzeit?

Zwingend keinen einzigen - rechtlich genügt das Standesamt. Üblich sind Location, Essen und Getränke, Fotografie und Musik; dazu kommen je nach Feier Torte, Blumen, Trauredner und Hochzeitsplanung. Die vier Gewerke mit den größten Beträgen und den meisten Fragen sind Catering, Fotograf, Musik und Torte.

Welcher Posten ist bei einer Hochzeit der teuerste?

Fast immer das Essen samt Getränken, weil es als einziger großer Posten mit jedem Gast direkt mitwächst. Bei hundert Gästen und hundert Euro pro Person übersteigt es alle anderen Dienstleister zusammen. Wer sparen muss, kommt über die Gästeliste weiter als über das Menü.

In welcher Reihenfolge bucht man die Dienstleister?

Zuerst die Location, weil sie Datum, Gästezahl und oft auch das Catering vorgibt. Dann Fotograf und Musik, weil beide an einem Termin nur einmal verfügbar sind. Torte, Blumen und Deko haben mehr Spielraum, weil diese Betriebe mehrere Aufträge am selben Tag erfüllen können.

Wann sollte man Dienstleister buchen?

Für Sommersamstage gilt: Location ein bis zwei Jahre vorher, Fotograf und DJ sechs bis zwölf Monate, Torte und Blumen einige Monate. Entscheidend ist weniger die Vorlaufzeit der Leistung als die Frage, wie viele Aufträge der Betrieb an einem Tag annehmen kann.

Die Dienstleister

Bei den Angeboten für eine Hochzeit gibt es eine Unterscheidung, die mehr über das Budget entscheidet als jeder Preisvergleich: Manche Posten kosten dasselbe, ob sechzig oder hundert Gäste kommen - andere verdoppeln sich mit der Gästeliste.

Eine gedeckte Hochzeitstafel mit Blumen, dahinter arbeitet Servicepersonal im Hintergrund.

Welche Posten mit den Gästen wachsen

Zwei Hochzeiten mit demselben Budget können völlig verschieden aussehen. Der Grund liegt darin, welche Posten mit jedem Gast mitwachsen und welche gleich bleiben:

Posten	Verhalten	Größenordnung
Catering und Getränke	wächst mit jedem Gast	60 bis 200 Euro pro Person
Hochzeitstorte	wächst mit jedem Gast, aber degressiv	pro Portion sinkt der Preis mit der Größe
Hochzeitsfotograf	unabhängig von der Gästezahl	meist 1.500 bis 2.500 Euro für den ganzen Tag
Hochzeits-DJ	unabhängig von der Gästezahl	ab 700 Euro für 6 Stunden bei einem Anbieter
Location	meist unabhängig, oft aber mit Mindestumsatz	siehe die Bundesland-Seiten

Daraus folgt die praktisch wichtigste Regel der Budgetplanung: Sparen wirkt fast nur bei den Posten, die mit den Gästen wachsen. Zwanzig Gäste weniger sparen beim Essen mehr, als sich beim Fotografen überhaupt verhandeln lässt - und der Fotograf ist der Posten, den man Jahrzehnte später noch ansieht.

Umgekehrt lohnt es sich, bei den fixen Posten nicht am falschen Ende zu sparen. Wer die Fotografie von acht auf vier Stunden kürzt, spart einige hundert Euro und verliert die halbe Hochzeit. Wer beim Catering pro Person zehn Euro tiefer geht, spart bei hundert Gästen tausend.

In welcher Reihenfolge ihr bucht

Die Reihenfolge folgt einem einzigen Kriterium: Wie viele Aufträge kann ein Betrieb am selben Tag annehmen?

Zuerst die Location. Sie gibt Datum, Gästezahl und oft auch das Catering vor - und ist an einem Tag genau einmal zu haben. Gefragte Häuser sind ein bis zwei Jahre im Voraus vergeben, siehe Hochzeitslocation.
Dann Fotograf und Musik. Beide arbeiten an einem Termin nur für ein Paar. Sechs bis zwölf Monate vorher ist üblich, für Sommersamstage eher mehr.
Danach Torte, Blumen und Deko. Diese Betriebe können mehrere Hochzeiten am selben Tag beliefern - hier ist der Termindruck geringer, wenn auch nicht null.

Die vollständige zeitliche Abfolge steht in der Checkliste.

Warum Angebote unvergleichbar wirken

Bei jedem dieser Gewerke stoßen Paare auf dasselbe Problem: Zwei Angebote nennen ähnliche Summen und enthalten Verschiedenes. Das liegt nicht an Unseriosität, sondern daran, dass es keine branchenüblichen Leistungspakete gibt.

Es hilft, bei jedem Gewerk die eine Größe zu finden, an der der Preis wirklich hängt, und alles darauf umzurechnen:

Beim Fotografen ist es die Stundenzahl - mit dem Preis der Zusatzstunde wird jedes Paket vergleichbar.
Beim DJ ebenfalls die Stundenzahl, dazu die Frage, ob Lichttechnik enthalten ist.
Bei der Torte der Preis pro Portion - und der sinkt mit der Größe.
Beim Catering der Preis pro Gast, inklusive Geschirr, Personal und Anlieferung.

Preise sind Anhaltspunkte, keine Tarife

Die Beträge auf diesen Seiten stammen von einzelnen österreichischen Betrieben, die ihre Preise veröffentlichen. Sie zeigen die Struktur eines Angebots und eine Größenordnung - belastbar wird es erst mit einem Angebot für euren Termin, eure Gästezahl und euren Ablauf.

Die Gewerke im Einzelnen

Häufige Fragen

Welche Dienstleister braucht man für eine Hochzeit?: Zwingend keinen einzigen - rechtlich genügt das Standesamt. Üblich sind Location, Essen und Getränke, Fotografie und Musik; dazu kommen je nach Feier Torte, Blumen, Trauredner und Hochzeitsplanung. Die vier Gewerke mit den größten Beträgen und den meisten Fragen sind Catering, Fotograf, Musik und Torte.
Welcher Posten ist bei einer Hochzeit der teuerste?: Fast immer das Essen samt Getränken, weil es als einziger großer Posten mit jedem Gast direkt mitwächst. Bei hundert Gästen und hundert Euro pro Person übersteigt es alle anderen Dienstleister zusammen. Wer sparen muss, kommt über die Gästeliste weiter als über das Menü.
In welcher Reihenfolge bucht man die Dienstleister?: Zuerst die Location, weil sie Datum, Gästezahl und oft auch das Catering vorgibt. Dann Fotograf und Musik, weil beide an einem Termin nur einmal verfügbar sind. Torte, Blumen und Deko haben mehr Spielraum, weil diese Betriebe mehrere Aufträge am selben Tag erfüllen können.
Wann sollte man Dienstleister buchen?: Für Sommersamstage gilt: Location ein bis zwei Jahre vorher, Fotograf und DJ sechs bis zwölf Monate, Torte und Blumen einige Monate. Entscheidend ist weniger die Vorlaufzeit der Leistung als die Frage, wie viele Aufträge der Betrieb an einem Tag annehmen kann.