Catering und Hochzeitsmenü
Das Essen ist der größte Posten des Tages und der einzige, der mit jedem zusätzlichen Gast direkt mitwächst. Bevor ihr Angebote vergleicht, lohnt eine Frage an die Location - denn wo ein Mindestumsatz gilt, ist die Cateringfrage längst entschieden.
Kurz zusammengefasst
- Genannt werden 60 bis 200 Euro pro Person für Essen und Getränke
- Buffet 25 bis 70 Euro, serviertes Menü 70 bis 140 Euro pro Person
- Geschirr, Personal, Anlieferung und Reinigung kommen oft dazu
- Wo ein Mindestumsatz gilt, kocht meist die hauseigene Küche
- Die endgültige Gästezahl wird 7 bis 14 Tage vorher fällig
- Sonderkost und Kinderportionen gehören auf die Antwortkarte
Der Posten, der mit jedem Gast wächst
Fotograf, DJ und Torte kosten ungefähr dasselbe, ob sechzig oder hundert Gäste kommen. Beim Essen ist das anders: Jeder zusätzliche Gast kostet den vollen Betrag noch einmal. Bei hundert Gästen und hundert Euro pro Person reden wir von zehntausend Euro - mehr als alle anderen Dienstleister zusammen.
Daraus folgt die wichtigste Stellschraube der ganzen Hochzeitsplanung, und sie hat mit Essen nichts zu tun: die Gästeliste. Zwanzig Gäste weniger sparen beim Catering mehr als jede Verhandlung über das Menü. Wer das Budget nicht anders in den Griff bekommt, sollte hier ansetzen, bevor er beim Menü kürzt.
Was pro Gast verlangt wird
Verlässliche Durchschnittswerte gibt es für Österreich nicht, weil zu vieles im Preis stecken kann. Die von österreichischen Caterern und Branchenportalen genannten Spannen sehen so aus:
| Variante | Pro Person | Was das bedeutet |
|---|---|---|
| Buffet | 25 bis 70 Euro | Weniger Personal, Gäste bewegen sich, Menge schwerer kalkulierbar |
| Serviertes Menü | 70 bis 140 Euro | Mehr Personal, fixer Ablauf, ruhigerer Abend |
| Komplettpaket mit Full-Service | 100 bis 120 Euro | Essen, Getränke, Personal, Geschirr und Besteck |
| Gesamtspanne mit Getränken | 60 bis 200 Euro | Je nach Umfang, Region und Saison |
Diese Zahlen taugen zur groben Einordnung, nicht zur Kalkulation. Belastbar wird es erst mit einem Angebot für euren Termin, eure Gästezahl und euren Ablauf - und zwar mit allen Nebenposten.
Der Mindestumsatz schlägt jedes Angebot
Bevor ihr Caterer anfragt, klärt eine Frage mit der Location - sie macht die ganze Recherche womöglich überflüssig.
Viele österreichische Häuser verlangen keine oder nur eine geringe Raummiete, dafür einen garantierten Mindestumsatz für Speisen und Getränke. Fast immer ist damit die Auflage verbunden, dass die hauseigene Küche kocht oder nur bestimmte Partner beliefern dürfen. Wo das gilt, ist die Cateringfrage entschieden, bevor sie gestellt wurde.
„Gibt es einen Mindestumsatz, und dürfen wir das Essen selbst beistellen?“ Diese eine Frage entscheidet, ob ihr überhaupt Cateringangebote braucht - und sie gehört zu den sechs Fragen beim ersten Termin, siehe Hochzeitslocation.
Ein Mindestumsatz ist nichts Schlechtes: Er ist oft günstiger als Miete plus externes Catering, weil Küche, Personal und Geschirr schon da sind. Er muss nur in die Rechnung, und zwar als das, was er ist - der eigentliche Preis der Location.
Buffet oder Menü
Die Frage wird meist über den Preis entschieden, obwohl der Unterschied kleiner ist als erwartet.
Das Buffet braucht weniger Servicepersonal und wirkt dadurch günstiger. Dafür muss mehr Speise kalkuliert werden - ein Buffet soll auch für die letzten Gäste noch voll aussehen, und was übrig bleibt, ist bezahlt. Es bringt Bewegung in den Abend, weil Gäste aufstehen und sich begegnen, und es löst Sonderkost fast von selbst.
Das servierte Menü kostet mehr Personal, ist dafür in der Menge exakt planbar. Es gibt dem Abend einen Takt - und es hält die Gäste am Tisch, was je nach Wunsch ein Vorteil oder ein Nachteil ist. Bei mehr als achtzig Personen verlängert es den Abend spürbar, weil jeder Gang Zeit braucht.
Verbreitet ist inzwischen die Mischform: ein servierter erster Gang, dann Buffet für Hauptgang und Nachspeise. Das kombiniert den festlichen Beginn mit der Beweglichkeit danach.
Die Getränkefrage
Bei den Getränken gibt es drei Modelle, und sie unterscheiden sich im Ergebnis stark:
- Nach Verbrauch. Ehrlich, aber am Ende schwer vorhersehbar - besonders bei einer langen Nacht.
- Getränkepauschale pro Person. Planbar, oft teurer als der tatsächliche Verbrauch, dafür ohne Überraschung.
- Eigene Getränke mit Korkgeld. In Österreich vor allem auf Weingütern üblich. Klärt, ob es erlaubt ist und was pro Flasche verrechnet wird.
Wer auf einem Weingut feiert, sollte den Wein ohnehin dort beziehen - das ist Teil des Geschäfts und meist Voraussetzung. Bei anderen Locations kann das Mitbringen erhebliche Summen sparen, wenn das Korkgeld moderat ist.
Angebote vergleichbar machen
Zwei Cateringangebote mit demselben Preis pro Person können sich um mehrere tausend Euro unterscheiden. Fragt bei jedem Angebot dieselben Posten ab:
- Geschirr, Gläser, Besteck - enthalten oder Leihgebühr?
- Servicepersonal - wie viele Personen, für wie viele Stunden, was kostet die Überstunde?
- Anlieferung, Aufbau, Abholung - und ob am selben Abend oder erst am Folgetag.
- Mobiliar - Tische, Sessel, Stehtische, Zelt.
- Küche vor Ort - gibt es eine, oder braucht es eine mobile samt Pauschale?
- Reinigung und Entsorgung.
- Fristen für die endgültige Gästezahl und die Toleranz nach oben und unten.
Und ein Punkt, der nichts kostet und viel bringt: Verkostet vorher. Die meisten Caterer bieten das an, oft gegen einen Betrag, der bei Buchung angerechnet wird. Ein Menü, das auf dem Papier gut klingt, ist damit noch nicht gut - und für hundert Gäste gekocht schmeckt es anders als für zwei.
Häufige Fragen
- Was kostet Hochzeitscatering pro Person in Österreich?
- Die genannten Spannen liegen zwischen 60 und 200 Euro pro Person für Essen und Getränke. Ein Buffet wird meist mit 25 bis 70 Euro pro Person angesetzt, ein serviertes Menü mit 70 bis 140 Euro. Komplettpakete mit Full-Service liegen häufig bei 100 bis 120 Euro pro Person.
- Was ist ein Mindestumsatz und warum ist er wichtig?
- Viele Locations verlangen keinen Mietpreis, sondern einen garantierten Mindestumsatz für Speisen und Getränke - oft mit der Auflage, dass nur die hauseigene Küche kocht. Dann ist die Cateringfrage bereits entschieden, und der Mindestumsatz ist der eigentliche Preis der Location. Fragt danach beim ersten Gespräch, nicht beim letzten.
- Ist ein Buffet günstiger als ein Menü?
- Meistens ja, weil weniger Servicepersonal nötig ist. Der Unterschied ist aber kleiner als erwartet, weil beim Buffet mehr Speisen kalkuliert werden müssen - es soll bis zum Schluss voll aussehen. Beim Menü ist die Menge exakt planbar, beim Buffet wird bewusst mehr produziert.
- Was kommt zum Preis pro Gast noch dazu?
- Häufig Geschirr, Gläser und Besteck, Servicepersonal, Anlieferung und Abholung, Mobiliar sowie die Reinigung. Bei Locations ohne Küche kommt oft eine Küchenmiete oder eine Pauschale für die mobile Küche dazu. Diese Posten entscheiden über den Endpreis stärker als der Menüpreis selbst.
- Wie viele Gäste kann man kurzfristig noch ändern?
- Die meisten Caterer und Locations verlangen die endgültige Zahl sieben bis vierzehn Tage vorher und rechnen ab dann diese Zahl ab, auch wenn jemand absagt. Nach oben ist kurzfristig oft weniger möglich als nach unten. Klärt Frist und Toleranz schriftlich, bevor ihr unterschreibt.
- Muss man an Kinder und Sonderkost denken?
- Ja, und zwar früh. Kinderportionen werden meist reduziert verrechnet, vegetarische und vegane Menüs sind Standard, Allergien und Unverträglichkeiten müssen mit der Gästezahl gemeldet werden. Fragt das auf der Antwortkarte ab - Nachmeldungen zwei Tage vorher sind für jede Küche ein Problem.